Membentuk Sekretaris Profesional di Era Globalisasi

MAKALAH

MEMBENTUK SEKRETARIS PROFESIONAL

DI ERA GLOBALISASI

Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia

Pembina: Setyawan Pujiono, M.Pd.

Oleh :

Dewi Mawadati (14811134022)

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TAHUN 2015 

 

BAB 1

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

                 Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangatlah penting terutama dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Yaitu berperan dalam mewujudkan usahanya. Seorang Sekretaris juga memiliki peran penting dalam pertemuan-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya. Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalam buku Pedoman Lengkap Kesekretarisan (2004:2) mengemukakan tentang, Professional Secretaries International (PSI) :

Sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

          Pada era global sekarang ini, tidak ada batas lagi antar Negara, seolah-olah semuanya sudah saling tergantung, menyatu dan mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara berkembang termasuk Indonesia akan berhadapan secara langsung dengan negara-negara maju yang memang unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek teknologi. Kondisi demikianlah yang membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris yang didatangkan dari luar negeri.

          Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas kesekretarisannya, seperti, terampil dalam berkomunikasi, kemampuan menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi, berfikir rasional, mampu mengidentifikasi masalah serta mencari solusinya. Selain itu seorang sekretaris dituntut mampu bekerja sama dalam kelompok, mempunyai komitmen pada tugas, memiliki Human Relation Skills, dan senantiasa bersemangat mengembangkan diri.

         

B.       Rumusan Masalah

1.  Bagaimanakah sekretaris profesional yang berorientasi global itu?

2.  Hambatan-hambatan apa saja yang dialami untuk menjadi sekretaris yang diperlukan di masa depan?

3. Apa saja cara yang harus dikuasai sekretaris dalam menghadapi era   globalisasi?

C.      Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam makalah ini adalah untuk mengetahui   kriteria sekretaris dalam era globalisasi yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan, mengetahui hambatan apa saja yang dialami oleh sekretaris agar menjadi sekretaris yang diinginkan pimpinan di masa depan serta cara membangun karakteristik bagi seorang sekretaris dalam menghadapi era globalisasi. Dan makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas yang telah diberikan oleh dosen.

   

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Sekretaris yang Berorientasi Global

           Sekretaris yang bagaimanakah yang dibutuhkan seorang pimpinan kerja dalam menghadapi situasi global ini? Tentunya dialah yang memiliki wawasan luas serta mampu menyesuaikan diri terhadap pesatnya perkembangan zaman. Dimana era ini sangat berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi sekretaris itu sendiri, terutama mutu kerjanya. Menurut Rosidah dan Ambar (2005:175) ”Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional”.

           Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi seperti sekarang ini, para manajer membutuhkan dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para pimpinan perusahaan juga dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk mampu berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini, mereka harus  menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih andal dan profesional. Kini para atasan dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh dengan tantangan itu dan segala pekerjaan kantor didelegasikan kepada sekretaris atau kepada tenaga administrasi yang dipercayai mampu menyelesaikan tugas yang diberikannya tersebut. Entah itu tugas yang diberikan oleh pimpinan atau managernya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris akan menghadapi tantangan yang berat. Peran tenaga administrasi konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan. Itulah yang dimaksud dengan sekretaris dalam era globalisasi. Mereka sangat diharapkan menjadi seorang teknisi yang peduli, artinya tidak hanya dicirikan dengan kompetensi teknis yang tinggi tetapi juga memiliki sikap mental positif dan komitmen yang tinggi terhadap orang lain dan organisasi/perusahaan serta profesinya.

          Dengan teknologi yang sudah ada sekarang ini, peran sekretaris bisa menjadi lebih spesifik dan memiliki lingkup pekerjaan yang lebih luas. Dan dari yang dulunya adalah pekerjaan yang dikerjakan berdasarkan instruksi, kini berkembang menjadi pekerjaan yang dinamis dan diharapkan menjadi tenaga administrasi yang mandiri. Mereka juga bisa menjadi sarana untuk memperluas network dan bahkan bisa menjadi orang yang bertanggung jawab dalam mengambil keputusan ketika si pimpinan berhalangan. Termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

          Intinya, seorang sekretaris yang dibutuhkan di masa depan, harus lebih inisiatif, proaktif dan mandiri tanpa perlu pengawasan secara intens. Karena disetiap kesuksesan seorang pimpinan ditentukan oleh seorang pendukung yang luar biasa, yaitu oleh profesionalisme sekretaris itu sendiri.

B.       Hambatan-Hambatan yang Dialami Sekretaris dalam Menghadapi Era Globalisasi

          Dalam meningkatkan kualitas diri, tentu bukan menjadi persoalan yang gampang bagi seorang sekretaris. Karena mereka harus siap menerima semua perubahan yang bakal dialami kedepannya nanti. Pada zaman era globalisasi seperti sekarang ini, sekretaris harus mampu mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sehingga diharapkan dapat mengatasi segala perubahan serta mampu bekerja semaksimal mungkin. Yang pastinya dihadapkan untuk dapat bersaing dalam dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Dalam upaya meningkatan kualitas diri, sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh  Ursulla Ernawati dalam buku Pedoman Lengkap Kesekretarisan (2004:1) mengemukakan bahwa seorang sekretaris adalah seorang profesional, sebagai seorang profesional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

           Dan berikut adalah beberapa hambatan yang sering dialami sekretaris untuk mencapai target pencitraan yang bisa dibanggakan oleh perusahaan serta menjadi sekretaris profesional di masa depan dengan tingkat kompetensi berstandar internasional yaitu, sering terjadinya pergolakan dalam era globalisasi, situasi yang terkadang tidak menentu dan kompetisi yang terlalu agresif. Sehingga terjadinya perubahan gambaran dan peran sekretais pada umumnya. Hambatan lain yang mungkin bisa terjadi dalam rangka penciptaan profesionalime kerja seorang sekretaris yaitu penyajian informasi yang masih kurang. Ini terjadi karena adanya keterbatasan alat media, sehingga tidak mampu menginterpretasikannnya. Kemudian berikutnya adalah kendala bahasa. Ini merupakan salah satu hambatan yang sering dihadapi oleh para sekretaris dewasa ini. Dikarenakan pada zaman dulu seorang sekretaris tidak dituntut dan tidak  mendapatkan penekanan untuk penguasaan bahasa asing. Jadi maklum apabila dalam masa sekarang ini masih banyak juga sekretaris yang belum lancar menggunakan bahasa asing. Keadaan yang seperti inilah yang akan menjadi persoalan ketika sekretaris di tugaskan menemani pimpinannya dalam acara rapat yang diselenggarakan di luar negeri dan tentunya akan sulit apabila bernegosiasi dengan partner kerja dari luar negeri.

           Kurangnya pengetahuan tentang teknologi informasi, juga menjadi salah satu persoalan yang dianggap serius. Yang mana dalam era sekarang ini, yang segalanya terasa cepat sekali berubah apabila sekretaris tidak mampu mengikuti pergolakan zaman, maka dicemaskan akan selalu tertinggal. Dan tentunya pimpinan akan semakin sulit menemukan sekretaris andal dan profesional di masa depan.  Jangan sampai kita menjadi sekretaris yang selalu terbelakang dan kurang terhadap hal-hal yang bersifat up to date. Karena sekretaris yang dibutuhkan para pimpinan untuk menuju perusahaan yang Go Internasional adalah sekretars yang menguasi teknologi informasi.

C.      Cara yang Dilakukan Sekretaris dalam Menghadapi Era Globalisasi

          Seorang sekretaris yang berorientasi global harus menampilkan citra perusahaan. Karena citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan  sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Untuk menjadi seorang sekretaris  yang loyal, mereka tentunya harus selalu berdedikasi terhadap tugas yang dipadapinya. Selain itu sekretaris juga diharapkan agar bertindak sopan dan ramah tamah bukan hanya kepada atasannya saja tetapi juga kepada relasi dan rekan kerjanya. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Menjadi seorang sekretaris harus bisa mengevaluasi diri: di mana anda bekerja dan untuk siapa anda bekerja, akhirnya pilihan/keputusan anda sediri yang berperan.

          Untuk hal tersebut, La Rose (2003: 140) memberikan anjuran untuk memikirkan hal-hal berikut:

1.        Memberikan rasa bebas dan bertanggung jawab,

2.        Memberikan kesempatan untuk mengevaluasi dengan kreatif, apa yang harus dikerjakan,

3.        Akhirnya anda diperlukan sebagaimana anda bekerja.

          Dan berikut adalah beberapa faktor penunjang keberhasilan seorang sekretaris di masa depan. Yaitu dengan menumbuhkan jiwa sosialisasi, seperti membangun hubungan baik dengan berbagai pihak, berpenampilan semenarik mungkin, menjaga kebersihan dan kesehatan diri, memperhatikan penampilan dan daya tarik pribadi, menjaga tingkah laku dan ekspresi, berbusana sopan dan tentunya berdandan secantik mungkin.

          Namun sekretaris yang diharapkan dalam era global bukan hanya pandai berdandan, tetapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya menguasai manajemen informasi. Di tengah perkembangan IPTEK sekarang ini, sekretaris telah berorientasi pada knowledge. Mereka tidak lagi hanya mengerjakan pekerjaan administratif, melainkan bisa menjalankan tugas untuk mengelola informasi di dalam perusahaan. Dan hasil yang dikerjakannya pula sudah tidak lagi bersifat manual, namun penyajiannya sudah modern. Atau menggunakan perangkat komputer. Adapun cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya dengan memperbanyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik, banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

                 Selain penguasaannya terhadap sistem informatika, dalam menghadapi kemajuan zaman yang sangat pesat ini, seorang sekretaris diwajibkan menguasai bahasa asing. Karena biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Dengan penguasaan beberapa bahasa asing yang dimiliki, ini akan menjadi nilai tambah tersendiri. Namun, selain bahasa asing yang harus dikuasai guna menyelaraskan dengan perkembangan zaman dan dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif,  sekretaris harus tetap mampu menjaga kearifan dan kefasihan dalam berbahasa Indonesia. Karena setiap harinya seorang sekretaris akan sering berkomunikasi dengan tamu-tamu dalam berbagai tingkatan atau golongan. Sehingga dengan kemauan para sekretaris memperdalam ilmu bahasa, akan cukup membantu pimpinannya dalam bernegosiasi. Tentu ini sangat berkaitan dalam menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara dirinya dengan relasi pimpinan, partner kerja serta pimpinan luar perusahaan dalam batas-batas kedinasan, dimana kemampuan bekerjasama ini merupakan salah satu cara keberhasilan sekretaris dalam menempatan dirinya dalam era global. Yaitu, dengan berlatih terus secara intensif guna meningkatkan kemampuan Human Resouce dan Human Relation. Menurut Sulistiyani dalam Rosidah dan Ambar (2005:59) ”Setelah melakukan relasi dan interaksi seseorang baru dapat saling mengenal kepribadian yang sesungguhnya”.

          Selain cara di atas, kemampuan multi tasking juga harus dimiliki oleh sekretaris. Karena dalam dunia yang segalanya telah dimudahkan oleh teknologi ini, pekerjaan sekretaris akan semakin padat dan semakin kompleks. Jadi kemampuan ini cukup penting untuk dimiliki. Yaitu mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus pada waktu yang bersamaan. Dan pastinya, dengan meningkatnya mobilitas kerja saat ini. inisiatif, percaya diri dan bijak adalah kualitas yang diperlukan sekretaris zaman sekarang untuk dapat menjaga benteng perusahaan.

          Disamping kecerdasan intelektual yang dimiliki, seorang sekretaris  juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita. Yaitu dengan meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman, mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) dan memahami emosi orang lain.

BAB III

PENUTUP

A.      Simpulan

          Untuk menjadi seorang sekretaris profesional, mulai dari penampilan diri, skill, sifat, mutu dan ketrampilan sekretaris harus benar-benar diperhatikan. Bahkan sekretaris harus memperhatikan hal sekecil apapun. Bisa dibilang seorang sekretaris haruslah perfect dalam segala hal. Tanggung jawab dan peran sekretaris di masa depan juga harus di sesuaikan seiring perkembangan zaman. Sekretaris di masa depan kini dituntut untuk bisa lebih berinisiatif, proaktif, dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan secara terus menerus. Seorang pimpinan tidak akan berarti tanpa seorang sekretaris dibelakangnya. Dan apalah arti seorang sekretaris tanpa pimpinan di depannya? keduanya saling membutuhkan. Ingat bahwa kesuksesan bagi seorang pemimpin juga didukung oleh peran sekretaris yang andal.

B.       Saran

          Jadilah seorang sekretaris profesional yang memiliki banyak wawasan serta mampu menyesuaikan diri terhadap pesatnya perkembangan zaman. Serta tunjukkan bahwa anda adalah sekretaris yang bisa dibanggakan oleh pimpinan untuk menuju perusahaan yang Open Minded. Dan pandai-pandailah dalam memanagemen situasi yang ada di perusahaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan dan Calon Sekretaris. Yogyakarta: Graham Ilmu.

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Penerbit Liberti.

La Rose,  2003. Top Secretary membangun kepribadian dan keterampilan menjadi sekretaris profesional. Jakarta: Erlangga.

Lyse, Ana R. 1990. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

                                                                                     

Rosidah dan Ambar T. Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.

Ulfah, Yenita. 2013. Makalah Kesekretariatan. Artikel diunduh dari http://yenitaulfah.blogspot.com/2013/01/makalah-kesekretariatan.html. Pada Jumat 29 Mei 2015.